無(wú)論公司還是部門(mén)，作為文化建設(shè)的重要組成——組織活動(dòng)，都是必不可少的。技能比武、知識(shí)競(jìng)賽、趣味運(yùn)動(dòng)會(huì)……都屬于活動(dòng)范疇。組織活動(dòng)的成功與否直接關(guān)系到所在團(tuán)隊(duì)的精神凝聚和文化延伸。為此，就組織活動(dòng)中的幾點(diǎn)思索與大家探討分享。
一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)活動(dòng)組織分為三個(gè)主要環(huán)節(jié)：前期策劃、過(guò)程開(kāi)展和后期總結(jié)。
先說(shuō)策劃。這個(gè)環(huán)節(jié)是活動(dòng)組織者功底的關(guān)鍵體現(xiàn)，總的來(lái)說(shuō)策劃決定著活動(dòng)的整體面貌，重點(diǎn)需要落實(shí)活動(dòng)的目的、時(shí)間、地點(diǎn)、人員、流程等關(guān)鍵因素。下面就部分關(guān)鍵因素與大家交流：
1、活動(dòng)目的：各類活動(dòng)的開(kāi)展會(huì)從時(shí)間、人力、物力和財(cái)力等多方面付出，為此組織活動(dòng)一定要明確目的。只有方向正確，努力的前行才有意義。同時(shí)還要求活動(dòng)的目的立足于公司實(shí)際現(xiàn)狀，把握好活動(dòng)是不是當(dāng)前公司發(fā)展或工作開(kāi)展所需，所有的活動(dòng)組織都要腳踏實(shí)地，切忌人云亦云和盲目跟風(fēng)。通過(guò)目的明確性，來(lái)約束活動(dòng)開(kāi)展內(nèi)容，最終形成自己的風(fēng)格。
2、活動(dòng)的主題：主題是活動(dòng)的點(diǎn)睛之筆，可以說(shuō)是活動(dòng)精神的凝練，值得花費(fèi)心思。一個(gè)好的主題貫穿于活動(dòng)的始終，是各個(gè)環(huán)節(jié)的主旨。特別是文體活動(dòng)，更要通過(guò)一個(gè)優(yōu)秀的主題來(lái)引領(lǐng)。這里還要強(qiáng)調(diào)主題的準(zhǔn)確性，許多借鑒的主題本身沒(méi)有問(wèn)題，立意夠新、意味深長(zhǎng)，但是如果與活動(dòng)自身的契合度不夠，則必須舍棄。就如同阿瑪尼的西裝雖然是大師設(shè)計(jì)且做工精細(xì)，但是絕對(duì)不如朱之文的軍大衣更加適合。所以說(shuō)適合才是關(guān)鍵要素。
3、活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)和人員：時(shí)間、地點(diǎn)和人員方面重要的是避免沖突。參加活動(dòng)的主要人員或者多數(shù)人員是不是在擬定時(shí)間有其他更重要的安排？這就要求一定要做到提前溝通，與主管領(lǐng)導(dǎo)確定后，落實(shí)時(shí)間段內(nèi)地點(diǎn)能否正常使用，通知主要人員安排好時(shí)間。即使全部提前通知到位，也會(huì)遇到一些突發(fā)狀況，這就要求提前考慮“B”計(jì)劃，是延期還是改日，需要視情況而定。
4、活動(dòng)的分工：活動(dòng)的不同環(huán)節(jié)要有不同的人去負(fù)責(zé)，比如主持人、禮儀、道具、后勤……?？紤]到具體的執(zhí)行級(jí)別，可以一個(gè)人兼職幾個(gè)角色，但是各個(gè)環(huán)節(jié)的分工必須明確，在活動(dòng)前總負(fù)責(zé)人還要組織相關(guān)負(fù)責(zé)人一同進(jìn)行梳理確認(rèn)，以便查漏補(bǔ)缺，確保各司其職。
5、活動(dòng)的安全環(huán)節(jié)：無(wú)論活動(dòng)地點(diǎn)是室內(nèi)還是室外，活動(dòng)安全都是一個(gè)不可忽視的關(guān)鍵因素。逃生通道或者路線等內(nèi)容最好制作成卡片，發(fā)給每一名參加人員，也可以在活動(dòng)開(kāi)始前集中講解或演示。這個(gè)環(huán)節(jié)非常重要，就如同每次飛機(jī)起飛前都會(huì)有乘務(wù)人員演示逃生路線，并不是此次航班不安全，只是為了“意外”發(fā)生時(shí)使我們的安全更有保障。
再說(shuō)活動(dòng)的開(kāi)展過(guò)程。進(jìn)入執(zhí)行環(huán)節(jié)最關(guān)鍵的詞是掌控，要實(shí)時(shí)把握活動(dòng)進(jìn)程的快慢，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)修正……，最是考驗(yàn)執(zhí)行總負(fù)責(zé)人的全局意識(shí)。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)有以下幾點(diǎn)需要注意：
1、現(xiàn)場(chǎng)布置：這里說(shuō)的布置不僅僅是桌椅、條幅等的擺設(shè)，還包括活動(dòng)需要的設(shè)備、對(duì)天氣的應(yīng)對(duì)等等。其中，主席臺(tái)桌牌是一個(gè)容易出錯(cuò)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。中國(guó)講究“左上位”原則，當(dāng)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)，1號(hào)位居中，2號(hào)位排在1號(hào)位左邊，3號(hào)位排右邊，其他依次排列；當(dāng)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)，1號(hào)位、2號(hào)位同時(shí)居中，1號(hào)位排在居中座位的左邊，2號(hào)位排右邊，其他依次排列，切不可顛倒順序。
正式活動(dòng)開(kāi)始前，如果會(huì)場(chǎng)或者活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)前半部分的人員不滿，盡量安排后排人員向前補(bǔ)充，空后面的位置。這樣做會(huì)場(chǎng)的整體效果會(huì)更好一些，有利于提升活動(dòng)的整體形象，照片的拍攝也會(huì)更加的美觀。
2、活動(dòng)時(shí)長(zhǎng)：這里主要說(shuō)一下流程較多、環(huán)環(huán)相扣的活動(dòng)，一般這種活動(dòng)都是重要或者重大的?？刂茣r(shí)間最有效的方式就是排練，從單排、聯(lián)排到最終彩排。將排練環(huán)節(jié)控制好，做到心中有數(shù)，有利于最終效果的呈現(xiàn)。這里可能有人會(huì)問(wèn)有些會(huì)議、接待等活動(dòng)的組織又不是演節(jié)目，怎么彩排？其實(shí)也是有章可循的，那就是對(duì)活動(dòng)議程前期預(yù)演。例如，一般正式會(huì)議的稿件提前都已經(jīng)擬好或者對(duì)字?jǐn)?shù)做出了要求，從發(fā)言的字?jǐn)?shù)上就能夠判斷時(shí)間。當(dāng)然，最好還是提前了解發(fā)言人的語(yǔ)速最為直接。除此之外，緊急情況下還可以通過(guò)調(diào)整發(fā)言人數(shù)量來(lái)控制時(shí)間。如果在上述處置的前提下還是不能實(shí)現(xiàn)有效控制，就有必要通過(guò)短信、微信等方式與主管領(lǐng)導(dǎo)溝通具體的處置方式。
3、突發(fā)狀況處置：完美的策劃加上優(yōu)秀的彩排只能說(shuō)是準(zhǔn)備充分，一場(chǎng)活動(dòng)的細(xì)節(jié)很多，盡管策劃周全也難保不會(huì)有突發(fā)事件，只能說(shuō)充分的準(zhǔn)備可以有效減少出現(xiàn)問(wèn)題的幾率以及降低問(wèn)題的級(jí)別。但是出現(xiàn)問(wèn)題怎么辦？通常有經(jīng)驗(yàn)的負(fù)責(zé)人都會(huì)針對(duì)常見(jiàn)的特殊情況準(zhǔn)備相應(yīng)的預(yù)案。其次，對(duì)于關(guān)鍵設(shè)備提前安排調(diào)試并安排備份等工作也很重要，以確保緊急應(yīng)對(duì)。
再有，對(duì)于參加活動(dòng)的人員，特別是出席活動(dòng)的嘉賓等情況，負(fù)責(zé)人要做到心中有數(shù)，對(duì)于臨時(shí)調(diào)整演員或者頒獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)導(dǎo)等情況，必須及時(shí)從主持詞、字幕、配音等統(tǒng)一做出調(diào)整，并及時(shí)通知涉及的相關(guān)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人，確保有效的應(yīng)對(duì)。
還有，如果出現(xiàn)的突發(fā)狀況不是特別明顯，或者大多數(shù)觀眾都沒(méi)有看出來(lái)，也沒(méi)必要一定要現(xiàn)場(chǎng)糾正。有時(shí)候現(xiàn)場(chǎng)盲目補(bǔ)救會(huì)“畫(huà)蛇添足”，使問(wèn)題擴(kuò)大化，還不如“順其自然”。
最后說(shuō)一下活動(dòng)后的總結(jié)，也可以叫“復(fù)盤(pán)”。這個(gè)過(guò)程可以將活動(dòng)中的經(jīng)驗(yàn)科學(xué)規(guī)范的總結(jié)出來(lái)，以便為下一次活動(dòng)組織水平提升奠定基礎(chǔ)。一般來(lái)說(shuō)有三個(gè)步驟：
1、對(duì)此次活動(dòng)進(jìn)行整體評(píng)估：通過(guò)對(duì)此次活動(dòng)過(guò)程的回想，對(duì)照目標(biāo)，想想哪些地方做得好，哪些地方有待改進(jìn)，找到值得挖掘的點(diǎn)。
2、對(duì)于優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行分析梳理：造成活動(dòng)開(kāi)展優(yōu)缺點(diǎn)的原因是什么？要深入分析，對(duì)全部的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行梳理，找到真正起到關(guān)鍵作用的點(diǎn)，重點(diǎn)對(duì)待。
3、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)：通過(guò)優(yōu)缺點(diǎn)的分析，總結(jié)出今后活動(dòng)組織需要繼續(xù)發(fā)揚(yáng)的優(yōu)點(diǎn)和需要及時(shí)改正的缺點(diǎn)，來(lái)不斷提升活動(dòng)組織水平。
活動(dòng)的組織，考驗(yàn)的是總指揮的統(tǒng)籌能力、調(diào)度能力和應(yīng)變能力，同時(shí)也考驗(yàn)了分項(xiàng)負(fù)責(zé)人的執(zhí)行能力和溝通能力，隨著組織活動(dòng)的逐漸增多，會(huì)越來(lái)越得心應(yīng)手。但是公司在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，我們必然會(huì)面臨新的挑戰(zhàn)。這就要求我們一定要開(kāi)拓眼界、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，始終保持空杯心態(tài)勇敢面對(duì)。上述幾點(diǎn)思索相對(duì)淺顯且多有不足，與大家分享的同時(shí)也希望有更好的碰撞和探討，以求共同進(jìn)步。
（新啟元綜合管理部：王世明）