淺談組織活動的關鍵點

無論公司還是部門，作為文化建設的重要組成——組織活動，都是必不可少的。技能比武、知識競賽、趣味運動會……都屬于活動范疇。組織活動的成功與否直接關系到所在團隊的精神凝聚和文化延伸。為此，就組織活動中的幾點思索與大家探討分享。

一般來說，一個活動組織分為三個主要環(huán)節(jié)：前期策劃、過程開展和后期總結(jié)。

先說策劃。這個環(huán)節(jié)是活動組織者功底的關鍵體現(xiàn)，總的來說策劃決定著活動的整體面貌，重點需要落實活動的目的、時間、地點、人員、流程等關鍵因素。下面就部分關鍵因素與大家交流：

1、活動目的：各類活動的開展會從時間、人力、物力和財力等多方面付出，為此組織活動一定要明確目的。只有方向正確，努力的前行才有意義。同時還要求活動的目的立足于公司實際現(xiàn)狀，把握好活動是不是當前公司發(fā)展或工作開展所需，所有的活動組織都要腳踏實地，切忌人云亦云和盲目跟風。通過目的明確性，來約束活動開展內(nèi)容，最終形成自己的風格。

2、活動的主題：主題是活動的點睛之筆，可以說是活動精神的凝練，值得花費心思。一個好的主題貫穿于活動的始終，是各個環(huán)節(jié)的主旨。特別是文體活動，更要通過一個優(yōu)秀的主題來引領。這里還要強調(diào)主題的準確性，許多借鑒的主題本身沒有問題，立意夠新、意味深長，但是如果與活動自身的契合度不夠，則必須舍棄。就如同阿瑪尼的西裝雖然是大師設計且做工精細，但是絕對不如朱之文的軍大衣更加適合。所以說適合才是關鍵要素。

3、活動的時間、地點和人員：時間、地點和人員方面重要的是避免沖突。參加活動的主要人員或者多數(shù)人員是不是在擬定時間有其他更重要的安排？這就要求一定要做到提前溝通，與主管領導確定后，落實時間段內(nèi)地點能否正常使用，通知主要人員安排好時間。即使全部提前通知到位，也會遇到一些突發(fā)狀況，這就要求提前考慮“B”計劃，是延期還是改日，需要視情況而定。

4、活動的分工：活動的不同環(huán)節(jié)要有不同的人去負責，比如主持人、禮儀、道具、后勤……。考慮到具體的執(zhí)行級別，可以一個人兼職幾個角色，但是各個環(huán)節(jié)的分工必須明確，在活動前總負責人還要組織相關負責人一同進行梳理確認，以便查漏補缺，確保各司其職。

5、活動的安全環(huán)節(jié)：無論活動地點是室內(nèi)還是室外，活動安全都是一個不可忽視的關鍵因素。逃生通道或者路線等內(nèi)容最好制作成卡片，發(fā)給每一名參加人員，也可以在活動開始前集中講解或演示。這個環(huán)節(jié)非常重要，就如同每次飛機起飛前都會有乘務人員演示逃生路線，并不是此次航班不安全，只是為了“意外”發(fā)生時使我們的安全更有保障。

再說活動的開展過程。進入執(zhí)行環(huán)節(jié)最關鍵的詞是掌控，要實時把握活動進程的快慢，對發(fā)現(xiàn)的問題及時修正……，最是考驗執(zhí)行總負責人的全局意識。簡單來說有以下幾點需要注意：

1、現(xiàn)場布置：這里說的布置不僅僅是桌椅、條幅等的擺設，還包括活動需要的設備、對天氣的應對等等。其中，主席臺桌牌是一個容易出錯的關鍵環(huán)節(jié)。中國講究“左上位”原則，當人數(shù)為奇數(shù)時，1號位居中，2號位排在1號位左邊，3號位排右邊，其他依次排列；當人數(shù)為偶數(shù)時，1號位、2號位同時居中，1號位排在居中座位的左邊，2號位排右邊，其他依次排列，切不可顛倒順序。

正式活動開始前，如果會場或者活動現(xiàn)場前半部分的人員不滿，盡量安排后排人員向前補充，空后面的位置。這樣做會場的整體效果會更好一些，有利于提升活動的整體形象，照片的拍攝也會更加的美觀。

2、活動時長：這里主要說一下流程較多、環(huán)環(huán)相扣的活動，一般這種活動都是重要或者重大的。控制時間最有效的方式就是排練，從單排、聯(lián)排到最終彩排。將排練環(huán)節(jié)控制好，做到心中有數(shù)，有利于最終效果的呈現(xiàn)。這里可能有人會問有些會議、接待等活動的組織又不是演節(jié)目，怎么彩排？其實也是有章可循的，那就是對活動議程前期預演。例如，一般正式會議的稿件提前都已經(jīng)擬好或者對字數(shù)做出了要求，從發(fā)言的字數(shù)上就能夠判斷時間。當然，最好還是提前了解發(fā)言人的語速最為直接。除此之外，緊急情況下還可以通過調(diào)整發(fā)言人數(shù)量來控制時間。如果在上述處置的前提下還是不能實現(xiàn)有效控制，就有必要通過短信、微信等方式與主管領導溝通具體的處置方式。

3、突發(fā)狀況處置：完美的策劃加上優(yōu)秀的彩排只能說是準備充分，一場活動的細節(jié)很多，盡管策劃周全也難保不會有突發(fā)事件，只能說充分的準備可以有效減少出現(xiàn)問題的幾率以及降低問題的級別。但是出現(xiàn)問題怎么辦？通常有經(jīng)驗的負責人都會針對常見的特殊情況準備相應的預案。其次，對于關鍵設備提前安排調(diào)試并安排備份等工作也很重要，以確保緊急應對。

再有，對于參加活動的人員，特別是出席活動的嘉賓等情況，負責人要做到心中有數(shù)，對于臨時調(diào)整演員或者頒獎領導等情況，必須及時從主持詞、字幕、配音等統(tǒng)一做出調(diào)整，并及時通知涉及的相關環(huán)節(jié)負責人，確保有效的應對。

還有，如果出現(xiàn)的突發(fā)狀況不是特別明顯，或者大多數(shù)觀眾都沒有看出來，也沒必要一定要現(xiàn)場糾正。有時候現(xiàn)場盲目補救會“畫蛇添足”，使問題擴大化，還不如“順其自然”。

最后說一下活動后的總結(jié)，也可以叫“復盤”。這個過程可以將活動中的經(jīng)驗科學規(guī)范的總結(jié)出來，以便為下一次活動組織水平提升奠定基礎。一般來說有三個步驟：

1、對此次活動進行整體評估：通過對此次活動過程的回想，對照目標，想想哪些地方做得好，哪些地方有待改進，找到值得挖掘的點。

2、對于優(yōu)缺點進行分析梳理：造成活動開展優(yōu)缺點的原因是什么？要深入分析，對全部的優(yōu)缺點進行梳理，找到真正起到關鍵作用的點，重點對待。

3、總結(jié)經(jīng)驗：通過優(yōu)缺點的分析，總結(jié)出今后活動組織需要繼續(xù)發(fā)揚的優(yōu)點和需要及時改正的缺點，來不斷提升活動組織水平。

活動的組織，考驗的是總指揮的統(tǒng)籌能力、調(diào)度能力和應變能力，同時也考驗了分項負責人的執(zhí)行能力和溝通能力，隨著組織活動的逐漸增多，會越來越得心應手。但是公司在發(fā)展，社會在進步，我們必然會面臨新的挑戰(zhàn)。這就要求我們一定要開拓眼界、加強學習，始終保持空杯心態(tài)勇敢面對。上述幾點思索相對淺顯且多有不足，與大家分享的同時也希望有更好的碰撞和探討，以求共同進步。

（新啟元綜合管理部：王世明）